Списък за преместване на офис част 2

В дните преди преместване на офиса е много трудно да се успокои нарастващото напрежение. Въпреки това за да се намали риска от неприятни изненади е задължително предварителното планиране на всички дейности. Така поне главоболията в последния момент ще бъдат по – малко. С какво продължава списъка с най – важните неща при преместване на офис:

Сигурност

Когато преместването е в сграда с ограничен достъп, то е задължително предварително да има списък със служителите, които работят в дадената фирма. За тях трябва да има осигурен достъп – карти или други атрибути, които да им дават право да влязат в новата сграда. Същото важи и при паркирането – например в сградата или около нея има места, но е необходимо предварително да се знаят номерата на автомобилите или е нужно издаването на чип карта или пропуск. При пропускателен режим е задължително да се осигури такъв на фирмата за хамалски услуги, която ще достави вещите в предварително уговорения ден и час.

Комуникации между участниците при преместване

Тук темата е малко в страни от основната с преместването, но е важно предварително да се уточни датата на преместването, кога трябва да бъдат опаковани и подготвени вещите на всеки един служител, кой ще отговаря за изготвянето и спазването на графика и т.н. Задължително е всеки един служител да знае кога трябва да бъде готов със своите вещи, кога ще бъде преместването в новите работни помещения и кой отговаря за процедурата. В зависимост от времето може да има отсъстващи служители по различни причини – отпуск, болест, командировка. Задължително е техните вещи също да бъдат подготвени за деня на преместването.

Информиране

Освен служителите всички останали заинтересовани лица свързани с конкретната компания трябва да бъдат известени за смяната на адреса. Клиенти, контрагенти, доставчици на услуги – телефонни компании, интернет, куриерски компании. Желателно е информацията да се подаде поне един месец или най – късно до две седмици предварително, за да е ясно от кога фирмата е с нов адрес. Двата адреса – настоящия и новия трябва да бъдат предоставени и на компанията за хамалски услуги, за да може да се прецени най – удобното трасе за превоз за избрания ден. При смяна на адреса на офиса е задължително поне една или две седмици представител на компанията да проверява регулярно стария адрес за пристигнали писма, пратки или друго.

Планиране на работния процес

Всички служители следва да бъдат известени предварително за датата на преместването, както и графика за вътрешните работи. В момента, в който датата на преместване е ясна, всички служители задължително трябва да съобразят своята работа така, че ден преди смяната на мястото на офиса да са готови с текущите си задължения. Разпределението на задълженията и определянето на сроковете за завършването им е добре да бъде поделена между съответните мениджъри, които са най – близо до работния процес и имат представа коя дейност, колко време отнема.

< Назад